運営事例:タマゴ科学研究会さまの「第10回タマゴシンポジウム」イベント運営をサポートしています

2024年7月1日

弊社では、企業・個人さま問わず、さまざまなイベント運営をサポートしています。

企画やクリエイティブの制作から実際の運営までサポートするケースもありますが、クライアントさまによっては、手が周りきらない部分のサポートを望まれるケースもあります。

例えば、申込ページの作成やカスタマーサポートを代行することで、クライアントさまは本来集中すべき部分に注力することが可能になります。

こちらの記事では、実際の事例としてタマゴ科学研究会さまの「第10回タマゴシンポジウム」の運営サポートの流れを紹介します。

「第10回タマゴシンポジウム」
http://japaneggscience.com/
領域:イベント運営/プロデュース
クライアント:タマゴ科学研究会さま

イベントを自社だけで開催するのは難易度が高い

企業さまにとって、社内外向けイベントの開催は多くのメリットがあります。

◆社内イベント
創立記念式典や入社式・内定式、その他季節の節目に行われる行事のように、従業員や関係者を対象に実施される内部向けのイベントでは、次のような効果が期待されます。

・従業員のモチベーション向上や福利厚生
・組織の連帯感・生産性の向上
・コミュニケーション機会の創出
・外部への社内イメージをアピール
・帰属意識の向上

◆社外イベント
例えば、株主総会や展示会、PRイベントやセミナーなど、顧客や取引先を対象に開催する社外向けイベントでは、次のような効果が予測されます。

・見込み顧客や新規顧客の獲得     
・自社や自社製品についてアピール   
・企業イメージの向上
        

しかし、社内外イベントの企画・運営は、時間や労力など多くのコストが必要となります。通常業務をこなしながら、別途イベント準備を進めるとなると、従業員にとっては大きな負担となり、本業に支障が出る恐れも。

また、イベントに関する専門的なノウハウが不足している場合もあります。
十分なノウハウがない状態でイベントの準備を進めると、負担がさらに大きくなってしまいます。

効率よく準備を進め、かつイベントを成功させるためには、運営部分を外注するという方法がおすすめです。

弊社は、エンタメ関係から企業さまのカンファレンスまで、幅広くイベント運営に携わってきました。そのため、専門的なノウハウと実績をもってイベント運営をサポートすることが可能です。

イベント開催まで流れ ー「第10回タマゴシンポジウム」より

弊社が運営をサポートさせていただいている「第10回タマゴシンポジウム」を例に、具体的な運営の流れを紹介します。

まず、ご依頼いただいた際に、マスト条件をヒアリングしました。多くのクライアントさまには、イベント運営する上で絶対に外せない要望があるからです。

タマゴ科学研究会さまからは、主に以下のご相談をいただきました。

・イベント当日は、受付をスムーズにするため、事前決済を導入したい
・参加者をリストアップし、当日受付で使用したい

イベント当日に金銭受領があると、受付が混雑する原因です。また、キャッシュレス化が進んでいることから、現金以外の支払い方法にも対応できたらと考えました。

オンライン上で決済ができるプラットフォームの中から、利用手数料や機能を比較。

その結果、オンライン決済用には「LivePocket」を、また銀行振込には「Googleフォーム」を使用することで、広い支払い方法を準備しました。

2つの窓口から募集したものを、1つのスプレッドシートにまとめることで、全体の参加者をリストアップしていきます。

また、当日までに参加者から問い合わせがあれば、必要に合わせてタマゴ科学研究会さまと相談しながら対応していきます。

この他にも、企画から開催当日まで、次のような業務が発生します。

これらを弊社が担当し、イベント運営をサポートすることで、企業さまはイベント内容の充実化・準備に注力することが可能になります。

もちろん、当日、現地での運営サポートをすることも可能です。よりスムーズなイベント開催にするため、予算と目的などを伺いながらご提案させていただきます。

これからイベントを予定している、これまでのイベント開催に満足できていないという方はぜひご相談ください。

現状の課題や不安をヒアリングさせていただき、効果の高いイベント開催を実現していきます。